ADVOCACIA MODERNA: você não pode mais postergar a automatização das suas atividades!

Reflexões sobre os benefícios para a advocacia tendo como aliada sistemas de gestão de escritório.

Olá colegas! O presente texto pretende, sem exaurir o tema, traçar curtos comentários acerca da modernização da advocacia. O tópico é de extrema relevância ao exercício da advocacia para aqueles que buscam destaque no mercado, além de ser uma ótima fórmula de agregar valores à advocacia.

Antes, façamos uma rápida contextualização ao lembrar que a Lei de Informatização do Processo Judicial (11.419/2006), ao entrar em vigor se apresentou como um marco na inovação na prestação jurisdicional e, logicamente, trouxe um novo panorama para o exercício da advocacia.

Mais de uma década depois, a informatização do processo judicial é responsável por moldar o profissional da advocacia. A mudança é natural, afinal, mais do que nunca a internet está presente em nossas vidas. Seja em um computador, tablet, celular ou até mesmo no uso dos smartwatches, que são os relógios inteligentes, estamos conectados. Sempre.

Ora, em passado nem tão distante, quando os processos eram físicos, as partes raramente diligenciavam junto ao cartório do fórum em busca de informações de andamento processual. Contudo, com a chegada do processo eletrônico houve clara mudança de comportamento dos clientes, fato que obriga mudança de comportamento também do advogado e sua atuação.

Com a internet acessível a boa parte da população e tendo como aliado o processo judicial eletrônico, é muito comum que as partes façam o acompanhamento quase que diário da demanda. Quem nunca recebeu uma ligação ou mensagem de cliente informando uma movimentação processual? Outro dia, recebi uma ligação de um cliente em que ele dizia: “Doutor, como assim meu processo entrou ‘concluso para despacho’ na data de ontem e o senhor ainda não me avisou? O que isso significa? O prazo está correndo!”.

Não sejamos levianos. Nós, os advogados, precisamos confessar que é humanamente impossível reservar um tempo em nossa rotina para verificar todos os processos em que atuamos. No cotidiano, consultamos alguns poucos processos, os principais. Não é pecado assumir. Além do mais, nossos clientes, no fundo, sabem disso. E vou além: erroneamente, limitamos nosso acompanhamento às publicações do Diário Oficial ou, no máximo, confiamos na função ‘push’ (que envia um email automático para o advogado informando determinada movimentação em um processo) fornecida por alguns sistemas.

Em tempos modernos, se você não utiliza em seu escritório um sistema para automatizar o gerenciamento de processos e da sua rotina, sinto em lhe informar, mas você está perdendo tempo, valor e prestígio no mercado. Consequentemente, está perdendo dinheiro.

Embora pareça óbvia a necessidade de automação das atividades da advocacia, não é difícil encontrar profissionais que atuam de forma quase que artesanal, sem o uso de qualquer programa específico para auxílio da rotina. Ainda existem aqueles que acham que a informatização se limita a aquisição de bons computadores, bem como no manuseio de planilha com uma lista de números de processos e dados de contatos de cliente, porém isso é um tanto quanto demodê.

Assim, o Conselho Federal da OAB se mostrou preocupado e firmou convênio com sistema de gerenciamento de processos e escritório, indicando um, dos vários sistemas existentes, que auxiliam os advogados a gerirem processos, prazos, agendas e o escritório em si.

A não automatização de suas atividades lhe traz prejuízo! Prejuízo de tempo, de pessoal, de material e, inclusive, lhe deixa cego para traçar as melhores estratégias de atuação ante a ausência de dados precisos sobre sua atividade.

Reconheça que hoje, os advogados não conseguem mais fazer nada sem informatização. Do simples peticionamento ou busca jurisprudencial até o protocolo de uma peça, tudo é eletrônico. Então, é necessário compreender que dependemos da informática para atuar e ela, a informática, nos proporciona fórmulas que agregam e contribuem a nossa atividade, desburocratizando coisas simples do cotidiano.

É necessário compreender que nossa atuação depende da informática (ou informatização dos métodos), e ela, por sua vez, nos proporciona mecanismos que contribuem para desburocratizar a nossa atividade.

Já se questionou quanto tempo já gastou procurando as movimentações de processos por processos? Já imaginou quanto você deixou de crescer por conta de não ter dados precisos da sua atuação, fato que lhe impediu de traçar metas e objetivos?

Existem vários softwares jurídicos no mercado e cabe ao advogado buscar por aquele que lhe forneça as melhores informações dentro da realidade e necessidade de seu escritório e, munido destes dados, conseguirá maximizar a atuação da advocacia e do escritório.

Podemos, inclusive, pontuar alguns benefícios gerais fornecidos por estes programas: há os que fornecem busca automática de movimentações processuais, os que fornecem a possibilidade de gerir documentos pré-editáveis, que contabilizam tempo gasto em determinada demanda, que apresentam detalhes de produtividade de cada membro da equipe, que contabiliza prazos automaticamente e mais uma série de serviços. Com estes dados precisos, o profissional da advocacia poderá, dentro da sua necessidade e de sua busca de atuação no mercado, moldar o serviço adquirido para otimizar a prestação de sua advocacia. Cada dado abre margem para um estudo de planejamento.

Então, modernizar seu escritório com sistemas de gestão é algo que se tornou inevitável nos tempos em que vivemos e é responsável direto por sustentar no mercado de maneira minimamente competitiva um advogado e seu escritório, entregando um valor agregando ao cliente com rapidez, diferencial e, principalmente, com custo baixo.

A informatização, se bem utilizada, contribuirá para a redução de custos na atividade do seu escritório, possibilitará a organização de informações, que lhe proporcionará traçar as melhores metas, aumentando assim a produtividade e ganho de tempo, além de contribuir com a mobilidade. Todos estes benefícios estão ao alcance da mão. Só depende de cada profissional enxergar com tranquilidade que a advocacia mudou e tornou-se digital. Com isso, deverá buscar serviços adicionais que proporcionem qualidade, inovação e organização para valorizar a prestação jurídica.